TRIBUNAL
DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARÁ
MANUAL
DE ROTINAS
Processo
Cível – Rito Ordinário - VOLUME I
Do protocolo da petição inicial ao trânsito em
julgado da sentença
(Resumo dos aspectos considerados
relevantes por Ana Claudia Custódio)
1.
CUSTAS PROCESSUAIS.
O recolhimento das custas judiciais somente deverá ser efetuado por meio de boleto bancário,
sendo vedado o depósito desses valores diretamente nas contas correntes do
Fundo de Reaparelhamento do Judiciário ou contas de suprimento de fundos da
Unidade Judiciária.
As custas intermediárias devem ser recolhidas no decorrer do processo e
obrigatoriamente antes da realização do respectivo ato.
Rotina:
a) após o
trânsito em julgado da sentença ou período prolongado de paralisação
dos autos do processo,
o diretor de secretaria deve verificar a existência ou não de custas judiciais
pendentes de pagamento;
b) caso as
custas estejam integralmente pagas, o diretor de secretaria deverá certificar
nos autos e, se for o caso, encaminhá-los ao arquivo;
c) havendo
custas judiciais pendentes de pagamento, o diretor de secretaria deverá intimar
a parte para que providencie o respectivo pagamento, no prazo de 30 (trinta)
dias;
d) decorrido o
prazo e não sendo constatado o pagamento voluntário das custas, o diretor de
secretaria certificará o fato nos autos e o encaminhará conclusos ao juiz para
despacho;
e) ao retornar
os autos devidamente despachados, o diretor de secretaria, em cumprimento à
ordem do juiz, expedirá a certidão para inscrição na Dívida Ativa, na qual
deverá constar os valores das custas processuais pendentes de pagamento;
f) a certidão
deverá ser encaminhada, através de ofício assinado pelo juiz, ao Coordenador de
Controle de Dívida Ativa para a respectiva inscrição;
Importante! O ofício deverá
ser encaminhado à Secretaria de Estado da Fazenda do Pará, dirigida ao
COORDENADOR DE CONTROLE DE DÍVIDA ATIVA, no seguinte endereço: Av. Visconde de
Sousa Franco, nº 110 - Belém/Pará.
g) uma cópia da
certidão deverá ser encaminhada à Coordenadoria Geral de Arrecadação do TJ/PA
(Ofício nº 164/2008-GP);
h) caso haja o
recolhimento espontâneo de custas judiciais já inscritas na Dívida Ativa, o
diretor de secretaria oficiará ao Coordenador de Controle de Dívida Ativa na
SEFA, solicitando a baixa junto a inscrição pelo pagamento.
Importante! O não
recolhimento das custas iniciais não impede a distribuição da petição inicial,
conforme se extrai da interpretação do art. 257 do CPC. No entanto, a emissão
do boleto de recolhimento, com prazo para pagamento de 30 (trinta) dias é
OBRIGATÓRIA e tal providência deve estar comprovada na petição inicial antes da
sua distribuição, considerando que o número do boleto será OBRIGATORIAMENTE
vinculado ao registro respectivo. É vedada a distribuição da petição inicial
sem a emissão do boleto para o recolhimento das custas iniciais, qualquer que
seja o sistema em operação (LIBRA ou SAPXXI).
2. PROTOCOLO.
2.1. Considerações
Gerais:
O serviço de
protocolo serve para o recebimento concentrado de documentos encaminhados ao
Fórum da Comarca (petição inicial, petição interlocutória,ofícios recebidos,
manifestações oriundas do Ministério Público, laudos periciais, etc.) e, por
conseguinte, o encaminhamento dos referidos documentos ao departamento a que se
destina.
Responsável:
O responsável pelo protocolo é o
servidor designado pelo Juiz Diretor do Fórum, quer exista Seção de Protocolo
devidamente instalada na Comarca, ou, caso contrário, o servidor da Secretaria
Judicial, desde que, também, regularmente designado. Caso não exista designação
formal de nenhum servidor para o exercício do serviço de protocolo, o Juiz
Diretor do Fórum deverá expedir a respectiva portaria, com a finalidade de
suprir a ausência.
3.
DISTRIBUIÇÃO.
A previsão legal
dos atos de distribuição e registro está no Código de Processo Civil, nos
artigos de 251 a 257. Tem a função de dividir o trabalho entre juízos da mesma
competência, em Comarcas com mais de uma Unidade Judiciária, impedindo a
sobrecarga de uma em prejuízo da outra, e deve ser o mais equânime possível,
obedecendo aos critérios da igualdade e da alternatividade. A distribuição deve
ser efetivada por meio dos Sistemas de Gestão de Processos que estiver em
funcionamento na Comarca (Libra ou SAPXXI).
Responsável:
O responsável pelo Serviço de
Distribuição é o servidor designado pelo Juiz Diretor do Fórum, quer exista
Seção de Distribuição (Cartório ou Secretaria) devidamente instalada na Comarca
ou, caso contrário, o servidor da Secretaria Judicial, desde que também
regularmente designado.
Rotina nas
Comarcas providas com o Sistema LIBRA:
Rotins nas
Comarcas providas com o Sistema SAPXXI:
4. ATOS
DO DIRETOR DE SECRETARIA
4.1. REGISTRO E
AUTUAÇÃO.
O registro é o
ato de lançar as informações extraídas da petição inicial em livro próprio e/ou
no sistema informatizado de acompanhamento de processos (LIBRA ou SAPXXI).
A autuação é a
aposição de capa na petição inicial, de modo a formar um corpo físico que se
denomina “autos”, com todos os documentos relativos àquela ação. Na capa deverá
constar o juízo por onde se processa a demanda, o nome das partes e advogados,
a natureza da causa, o número de registro da petição inicial e a data do seu
início. Deve assim proceder para todos os volumes que se forem formando (art.
166 do CPC).
O registro e a
autuação da petição inicial são providências obrigatórias.
Responsável:
Diretor de Secretaria da Vara para onde
a petição inicial foi distribuída ou um Servidor por ele encarregado sob sua
responsabilidade, conforme o critério de gestão da Unidade Judiciária.
Rotina:
a) acessar o
sistema LIBRA e ou SAPXXI no campo próprio, autuar o processo e imprimir a
etiqueta única;
b) colocar a capa,
fixando etiqueta única padronizada pelo sistema informatizado, com os dados das
partes e demais informações do processo;
c) identificar
os autos com tramitação preferencial ou segredo de justiça, se for o caso;
d) numerar e
rubricar todas as folhas;
− A
numeração deverá ser efetuada por folha, de forma sequencial e legível, no
canto superior direito, constando obrigatoriamente a rubrica do responsável
pela numeração. A folha número 1 (um) será sempre a capa e nela não deve ser
lançada essa numeração, de modo que, excluindo-se a capa do processo, a
numeração começará sempre na folha de número 2 (dois).
− É
vedada a repetição da numeração, por meio da aposição de letras do alfabeto
(Ex.: 2A, 3B, 4A).
− Havendo
erro na numeração, os autos serão renumerados a partir de então, lavrando-se
certidão da correspondente retificação e apondo-se um “X”, de modo a inutilizar
a numeração substituída. A certidão ora referida será obrigatoriamente expedida
pelo Diretor de Secretaria, a quem compete fiscalizar a regularidade dos autos
e conferir os motivos do erro incorrido.
− Numerar
cada volume dos autos até 200 (duzentas) folhas.
− O
encerramento e abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura
dos respectivos termos, em numeração contínua, não incluindo na contagem de
folhas a contracapa do volume que se encerra e a capa do novo volume que se
inicia.
− Manter
no mesmo volume ou no próximo, as petições, decisões e outros escritos que
contenham mais de uma folha, ainda que exceda a quantidade de 200 (duzentas)
folhas.
− Os
processos reautuados preservarão a numeração original das folhas, não sendo
necessária a numeração da nova capa, ainda que se trate de retorno dos autos do
Tribunal de Justiça.
e) emitir o
relatório de processos autuados/reautuados gerado pelo sistema LIBRA ou SAPXXI
para arquivamento em pasta própria, que, por sua vez, substituirá o antigo
Livro de Registro de Feitos/Tombo (Provimento nº 002/1999- CGJ);
f) encaminhar os
autos em conclusão ao gabinete do Juiz respectivo para despacho inicial ou
apreciação do pedido liminar, se for o caso.
4.2. CONCLUSÃO:
O ato do diretor
de secretaria de encaminhar os autos ao juiz para despacho é denominado de conclusão. Trata-se de ato processual
que deve ocorrer independente de requerimento da parte interessada, haja vista
que o processo tramita por impulso oficial.
Os processos
conclusos, enquanto não despachados, somente serão retirados do gabinete do
juiz mediante prévia autorização deste.
Importante! É proibida a
permanência de autos do processo conclusos na secretaria, o que se acostumou
denominar de “aguardando conclusão” e que o Conselho Nacional de Justiça chamou
de “pré-conclusão”.
Rotina:
a) promover a
conclusão ao gabinete do Juiz de todos os processos aptos;
Importante! Em caso de recusa
injustificada do magistrado em receber os autos aptos à conclusão, o fato deve
ser comunicado à Corregedoria de Justiça competente.
b) lançar nos
autos o termo de conclusão, que deverá mencionar a data e horário, o nome do
magistrado recebedor e, em relação ao diretor de secretaria, ou servidor
encarregado, o nome e a matrícula, além da sua assinatura;
Importante! O termo de conclusão deve conter, obrigatoriamente, a data da conclusão
dos autos.
c) expedir
relatório de remessa e recebimento no sistema LIBRA ou SAPXXI, que deverá ser
assinado pelo Juiz ou servidor designado para a função;
d) arquivar o
relatório em pasta própria, substituindo o antigo livro de protocolo de
conclusão ao Juiz;
4.3. JUNTADA:
A juntada
constitui-se em ato processual praticado pelo diretor de secretaria, ou
servidor designado, sob a responsabilidade do primeiro, e consiste na inclusão
nos autos do processo de qualquer documento que lhe diga respeito.
Em
qualquer caso, se o expediente a ser juntado tiver sido encaminhado via postal,
o diretor de secretaria deverá recortar a parte do envelope em que constar os
carimbos postais, juntando-a nos autos acompanhando o expediente.
Quando
o expediente for apresentado em audiência, a sua juntada deve acontecer depois
da juntada do respectivo termo de audiência.
Em caso de
juntada de substabelecimento sem reservas ou procuração posterior, tal
circunstância implica na extinção dos poderes outorgados ao(s) advogado(s)
anterior(es), portanto, os registros e autuação deverão ser atualizados pela
secretaria: excluindo-se o(s) nome(s) do(s) advogado(s) antigo(s) e
incluindo-se o(s) novo(s), bem como proceder a alteração no sistema LIBRA ou
SAPXXI e na capa dos autos.
Importante!
Em nenhuma hipótese será admitida a afixação de
documentos, expedientes ou peças processuais na contracapa dos autos.
Juntada
de documentos em geral:
Todos
os documentos que dizem respeito ao processo deverão ser juntados aos
respectivos autos, de forma organizada a permitir sua leitura.
A
juntada deve ser realizada em rigorosa ordem cronológica de apresentação. O
registro da juntada nos autos acontecerá por meio de carimbo ou certidão precedendo
o documento juntado. No carimbo deverá constar a data da juntada, o número de
folhas do documento, o número do protocolo geral e a matrícula, função, nome e
rubrica do servidor que procedeu ao ato, tudo de forma legível.
Deve-se
evitar a aposição do carimbo de juntada no verso de documentos já juntados aos
autos, de modo que, em caso de futuro desentranhamento, tal ato processual não
se perca, ou seja, sendo a última folha dos autos um documento (petição,
manifestação, laudo de exame ou pericial etc.) o servidor deverá acrescentar
uma folha de papel A4 e registrar a juntada, sendo dispensável a providência
caso a última folha do processo seja cópia de documento expedido pelo próprio
juízo (despachos, ofícios, certidões etc).
A
juntada também poderá ser registrada nos autos por meio de certidão expedida em
folha separada, cuja juntada aos autos deverá preceder a do documento, devendo
nela constar todas as informações já relacionadas para o carimbo, bem como
qualquer ocorrência pertinente à forma de recebimento do documento etc.
É
dispensável o registro da juntada de cópia de expediente produzido pela própria
secretaria, salvo quando nele constar o resultado da diligência de comunicação
dos atos processuais. Exemplo: cópia do mandado de citação com a certidão
lançada pelo oficial de justiça sobre o desfecho da diligência.
Os documentos
de tamanho irregular ou de pequena dimensão deverão ser previamente colados em
papel A4, não sendo permitida a afixação de vários documentos sobrepostos em
uma única folha, de modo a permitir a consulta de ambos os lados dos
documentos, caso sejam escritos em frente e verso. Exemplo: aviso de
recebimento - AR.
As
notícias de jornal, quando trazidas aos autos, deverão ser recortadas, preservando
o número de edição e folha e a data de publicação, colada no papel A4 ou
apresentada em fotocópia reduzida pelo advogado.
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Em
caso de juntada de documento transmitido via fax, a secretaria deverá proceder
da seguinte forma:
a)
em caso de expediente cujo original não será encaminhado, por exemplo, uma carta
de ordem enviada unicamente por esse meio, o diretor de secretaria deverá determinar
a reprodução do documento em fotocópia, a fim de se evitar o perecimento do
papel térmico, e certificar o ocorrido; ou
b)
em caso de expediente cujo original deva ser encaminhado no prazo legal, por exemplo,
uma petição, o diretor de secretaria deverá promover a juntada nos autos,
procedendo ao registro do ato na forma supra descrita, e aguardar o decurso do
prazo.
Na
hipótese descrita na letra “b”, se o documento em sua forma original não
for protocolizado no prazo legal, o diretor de secretaria certificará a
ocorrência e encaminhará os autos em conclusão ao juiz para despacho.
Importante! Caso a juntada seja de algum
documento ou objeto que não seja impresso em papel A4, ou que pela sua natureza
ou dimensão não comporte a permanência nos autos do processo, deverá o diretor
de secretaria fazer nos autos certidão detalhada do estado do objeto, lacrá-lo,
se possível, em envelope devidamente identificado com a descrição do objeto, o
número do processo e nome das partes, bem como o local onde o mesmo permanecerá
arquivado em depósito.
Juntada
de cartas (de ordem, rogatória e precatória):
As
cartas cumpridas em outro juízo, ao retornarem ao juízo deprecante, deverão ser
juntadas nos autos de origem, de igual modo acontecem com os documentos em
geral (vide item anterior).
Todavia,
por medida organização dos autos do processo, apenas as peças importantes, que
revelem em prática de atos processuais no juízo deprecado (certidão expedida
por oficial de justiça, termo de audiência, laudo pericial ou de avaliação,
etc.), devem ser juntadas nos autos de origem, depois de extraídas dos autos da
carta. Os autos da carta serão arquivados, certificando-se a ocorrência nos
autos de origem.
4.4. EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS
Para o cumprimento
dos atos processuais ou da sua comunicação, o diretor de secretaria deverá
expedir o documento adequado à providência determinada, dentre eles:
a) ofícios em geral;
b) carta postal (de citação, de
intimação, de notificação etc);
c) mandados (de citação, de intimação,
de notificação, de busca e apreensão etc);
d) cartas precatória ou rogatória (de
citação, de intimação, de notificação, de busca e apreensão etc);
e) certidões;
f) termos (de audiência, de entrega e
recebimento, de juntada etc);
g) alvarás.
4.5. RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS POR FAX:
É facultado o
envio de documentos por fax, nos termos da Lei Federal 9.800, de 26 de maio de
1999, sendo ônus imposto à parte interessada juntar, em 05 (cinco) dias, o
documento original protocolizado por essa via, a contar do vencimento do prazo
específico (art. 2º).
4.6. DESENTRANHAMENTO
É o ato pelo
qual se promove a retirada de qualquer peça dos autos do processo que já estava
juntada. Tal providência somente deverá ser realizada mediante despacho do juiz
ou, em caso de manifesto erro material, mediante certidão lançada pelo diretor
de secretaria.
Quando constatar
a juntada de documentos estranhos ao processo, o diretor de secretaria deverá
expedir certidão circunstanciada nos autos e em seguida remeter os autos
conclusos ao juiz para despacho.
Autorizado o
desentranhamento, o diretor de secretaria, ou servidor designado, sob a
responsabilidade do primeiro, deverá procedê-lo, adotando as seguintes
providências, certificando-se a ocorrência em qualquer caso:
a) promover a devolução das peças
desentranhadas ao interessado;
b) encaminhar ao destino determinado
pelo juiz;
c) juntar em outros autos de processos,
se for o caso, e
d) arquivar.
O
desentranhamento deve ser registrado por meio de certidão expedida pelo diretor
de secretaria, que deverá ser lançada no local onde estava(m) a(s) peça(s) desentranhada(s),
numa folha de papel A4, retificando-se a numeração dos autos, caso haja
alteração. Na certidão, deve constar, além das informações relativas à prática
do ato, o número das folhas desentranhadas e a individualização do despacho que
autorizou o ato.
4.7. VISTA E CARGA DOS AUTOS
Considerações
gerais
A
vista dos autos constitui-se em ato que identifica o momento em que a parte, por
seu advogado, e/ou Ministério Público e demais atores envolvidos no processo,
tem a oportunidade de se manifestar nos autos, independente de protocolização
de petição, podendo, inclusive, retirá-los da secretaria com carga, devidamente
formalizada.
É representada
por termo lançado pelo diretor de secretaria, ou servidor designado, sob a
responsabilidade do primeiro, mediante a aposição de carimbo na última folha
dos autos.
No
carimbo, além do nome e matrícula do servidor que procedeu a abertura da vista,
deve constar o nome e a função de quem a recebeu, bem como a data de sua
abertura.
A
vista somente poderá ser deferida nos seguintes casos:
a) apenas aos advogados
devidamente constituídos, com a possibilidade de retirada dos autos da
secretaria mediante carga formalizada, se a fase processual permitir;
Importante! Sendo comum o prazo, a
retirada dos autos pelos advogados constituídos nos autos depende de prévio
ajuste por petição, ressalvada a possibilidade de obtenção de cópias para a
qual cada procurador poderá retirá-los pelo prazo de 01 (uma) hora
independentemente de ajuste (art. 40 e §2º do CPC - carga rápida).
b) ao Ministério Público
oficiante no feito;
c) ao perito designado nos
autos, mediante autorização do juiz;
Não
é permitida a retirada de autos de processo da secretaria por pessoa estranha à
relação processual ou advogado não constituído, ainda que o feito não tramite em
segredo de justiça, salvo se, em caso de advogado, houver petição deferida pelo
juiz (Lei nº 8906/94 (EOAB), art. 7°, XVI).
Importante! Qualquer pessoa, advogado
constituído ou não, poderá ter acesso aos autos, em secretaria, caso o processo
não tramite em segredo de justiça, vedando-se, no entanto, sua retirada
mediante carga (art. 155 do CPC).
O
estagiário de direito, inscrito na OAB e regularmente constituído por meio de instrumento
de mandato com poderes específicos, juntamente com advogado, ou portando
autorização do advogado previamente habilitado, poderá, também, retirar os
autos da Secretaria, mediante carga (Resolução-TJ/PA nº 007/2003 e Manual
Prático CNJ item 1.3, pág. 16).
Importante!
Não é admitida a retirada dos autos da Secretaria quando houver
necessidade de cumprimento de diligências ou estiver em fase processual
incompatível (audiência designada, autos conclusos, aguardando juntada do
mandado, laudo pericial, cumprimento de prazo, etc.), salvo na hipótese de
autorização prévia do Juiz (Provimento nº 002/88-CGJ);
Os
autos com vista ao Ministério Público ou Defensoria Pública serão remetidos diariamente
à Secretaria do respectivo órgão, ou ao gabinete do Promotor de Justiça ou
Defensor Público, e serão entregues ao servidor autorizado, ainda que na
ausência daqueles, tudo mediante registro no sistema LIBRA ou SAPXXI e carga
devidamente formalizada.
Rotina:
a) conferir se o
processo encontra-se em fase compatível com a abertura de vista;
b) conferir se o
beneficiário da vista é advogado constituído nos autos ou estagiário
devidamente autorizado, ou se é Promotor de Justiça ou Defensor Público
oficiante no feito, ou, ainda, se é perito designado e com vista autorizada
pelo juiz;
c) caso se
pretenda a retirada dos autos da secretaria, proceder a formalização da carga,
promovendo-se o registro, a alimentação do sistema LIBRA ou SAPXXI e a impressão
do relatório, que será arquivado em pasta própria, com a identificação e
rubrica do recebedor da carga, substituindo-se o livro de carga;
Importante!
Qualquer
advogado, mediante petição deferida pelo juiz, poderá retirar os autos de
processos findos, mesmo sem procuração, pelo prazo de 10 (dez) dias (Lei
Federal 8906/94 (EOAB), art. 7°, XVI).
d) conferir a
regularidade dos autos, bem como sua numeração;
e) expedir
certidão ou apor carimbo nos próprios autos após sua retirada, fazendo constar
o número de páginas, data, bem como o nome daquele que os retirou.
4.8. COBRANÇA DE
AUTOS:
Em caso de não
restituição de autos com carga após o decurso do prazo, o Diretor de
Secretaria, ou o servidor encarregado sob sua responsabilidade, deverá,
mediante ato ordinatório, expedir intimação ao advogado, promotor de justiça ou
defensor público, para proceder a devolução dos autos em 24 (vinte e quatro)
horas, comunicando a ocorrência ao juiz.
Decorrido o
prazo, e não tendo sido devolvidos os autos, será lavrada a certidão do fato e
submetida ao juiz para despacho das providências que deverão ser adotadas pelo
diretor de secretaria, inclusive, relativas às sanções previstas nos arts. 195
e 196 do CPC.
Rotina:
a) verificar,
diariamente, no sistema LIBRA ou SAPXXI, ou no livro de cargas, se ainda
houver, ou na pasta de arquivamento de relatório de cargas, o cumprimento dos
prazos de carga de autos aos advogados, promotores de justiça, defensores
públicos, peritos e outros;
b) havendo prazo
expirado, ou se a parte interessada protocolar petição informando a retenção
indevida dos autos, expedir certidão acerca da ocorrência e proceder a
intimação pessoal do promotor de justiça e do defensor público e, pelo DJe, do
advogado, para devolução, no prazo 24 (vinte e quatro) horas (Provimento nº
006/2006 – CJRMB);
c) Não sendo os
autos devolvidos no prazo supra, certificar a ocorrência e submeter o fato ao
conhecimento do juiz;
d) restituídos
os autos, em qualquer hipótese, proceder-se-á de imediato a baixa no sistema, entregando
recibo ao signatário da carga;
e) certificar,
nos próprios autos, a sua devolução tardia à secretaria, fazendo constar o
número de folhas, bem como o nome daquele que os devolveu e a data;
f) efetuar a
baixar no sistema LIBRA ou SAPXXI.
4.9. AUTENTICAÇÃO
DE PEÇAS PROCESSUAIS:
O diretor de
secretaria poderá conferir na secretaria a cópia de peças originais do
processo, mediante o pagamento das respectivas custas e despesas judiciais, a
cargo da parte interessada (arts. 365 e 384 do CPC).
Importante!
Não
poderão ser autenticadas cópias das seguintes peças ou documentos:
a)
ainda que constantes dos autos do processo, que não sejam originais ou que
estejam
rasuradas de qualquer maneira;
b)
que não estejam juntados em autos de processos; e
c)
que estejam juntados em autos de processos que tramitam em outro juízo.
Rotina:
a) conferir se a
autenticação de documentos solicitada pela parte interessada
refere-se a
peças existentes nos autos do processo;
b) conferir se a
peça em referência se trata de documento original ou cópia;
c) verificar se
houve o recolhimento das custas judiciais por cada folha a ser
autenticada;
d) expedir
certidão de autenticação, que poderá ser feita por meio de carimbo
aposto na cópia
de peças originais a ser autenticada, contendo a referência
“Confere com o
original”, em até 48 (quarenta e oito) horas.
4.10. ARQUIVAMENTO
DE AUTOS:
Encerrada a
tramitação do processo e cumpridas todas as providências determinadas, o
diretor de secretaria procederá ao arquivamento dos autos, mediante
determinação do juiz.
Rotina:
Recebido o
processo do juiz, com o despacho ordenando o arquivamento:
a) conferir a
regularidade dos autos, bem como sua numeração;
b) promover a
alimentação do sistema LIBRA ou SAPXXI, no que tange ao arquivamento dos autos;
c) promover as
anotações pertinentes ao registro e autuação do feito;
d) vincular o
processo ao número de caixa do arquivo;
e) depositar na
caixa correspondente; e
f) encaminhar ao
departamento de arquivo.
5.
DAS COMUNICAÇÕES DOS ATOS (citação e intimação).
Considerações
Gerais:
Os atos
processuais serão cumpridos por determinação do juiz ou requisitados por carta,
caso hajam de se realizar dentro ou fora dos limites territoriais da comarca
(art. 200 do CPC), salvo em se tratando de atos meramente ordinatórios, tais
como a juntada e a vista obrigatória, que devem ser praticados pelo servidor,
independente de despacho, com a possibilidade de revisão pelo juiz quando
necessário (art. 162, §4º, do CPC).
Assim que o juiz
proferir o despacho inaugural do feito, e tão logo os autos sejam recebidos na
Secretaria, todas as determinações deverão ser cumpridas no prazo legal, pelo
Diretor de Secretaria, pessoalmente, ou por meio de servidor encarregado sob
sua responsabilidade, conforme a repartição de tarefas estabelecida.
Uma cópia de
qualquer documento confeccionado deve ser juntada nos autos e, posteriormente,
também a prova da providência devidamente cumprida O documento deverá conter a
identificação das partes e sua qualificação, mesmo que o feito tramite em
segredo de justiça. Sendo a parte menor, identificá-la apenas com as letras
iniciais, com expressa menção do nome do(a) representante legal.
O Diretor de
Secretaria ou seu substituto podem subscrever mandados, notificações ou
ofícios, sempre fazendo referência expressa ao Provimento nº 006/2006-CJRMB ou
006/2009-CJCI, artigo, parágrafo e inciso pertinente, conforme o caso.
É vedado ao
Diretor de Secretaria ou seu substituto subscrever carta precatória para
penhora e avaliação de bens, alvarás de qualquer natureza, mandados de prisão
cível, ofícios e demais expedientes para Órgãos Administrativos ou Jurisdicionais
do Poder Judiciário dos Estados ou da União, informações para instruir agravos
de instrumentos, mandados de desocupação voluntária ou compulsória de imóveis e
mandados de busca e apreensão de bens (Provimento nº 006/2006-CJRMB ou
006/2009-CJCI).
Classificação
das Comunicações dos Atos:
Via Diário da
Justiça Eletrônico.
O Diário da
Justiça Eletrônico (e-DJTJ/PA) foi instituído pela Resolução nº 014/2009 -
TJ/PA, como órgão de comunicação oficial, publicação e divulgação de atos
processuais e administrativos do Poder Judiciário do Estado do Pará.
Considera-se
como sendo a data de publicação no e-DJTJ/PA a do primeiro dia útil seguinte ao
da disponibilização da informação na rede mundial de computadores e, o cômputo
do prazo, inicia-se no primeiro dia útil seguinte ao considerado como a data da
publicação (art. 6º, parágrafo único, da Res.014/2009-TJ/PA).
O ato processual
a ser publicado no e-DJTJ/PA deverá conter:
a) a indicação da Unidade Judiciária
(Vara);
b) o nome das partes e dos respectivos
advogados;
c) o número do processo; e
d) o conteúdo do despacho.
Rotina:
a) o diretor de
secretaria deverá encaminhar ao Chefe do Serviço de Publicação Oficial do TJ/PA
a matéria a ser publicada em até 15 (quinze) dias anterior à data da
publicação, podendo realizar o agendamento;
b) verificado
eventual erro ou equívoco na publicação do ato, a retificação deverá constar de
nova publicação, devidamente identificada como “republicado por incorreção”;
Importante!
Após
a publicação, os documentos não poderão sofrer modificações ou supressões.
c) publicado o
ato processual, o diretor de secretaria deverá certificar a ocorrência nos
autos, fazendo constar a data da publicação, o número e página do e-DJTJ/PA.
Via
comparecimento pessoal (no Balcão da Secretaria):
Citação por
Termo.
Havendo o comparecimento
espontâneo da parte requerida na Secretaria Judicial, o Diretor de Secretaria
poderá efetivar a citação desde que cumpra as formalidades aplicáveis à citação
por oficial de justiça.
Responsável: apenas o Diretor
de Secretaria.
Rotina:
a) identificar o
requerido mediante documento autêntico;
b) colher sua
assinatura nos autos, dando-lhe conhecimento de todo conteúdo da petição
inicial, advertindo-o de que não sendo contestada a ação, se presumirão
aceitos, como verdadeiros, os fatos articulados pelo autor; e, ainda de que o
requerido recebeu a contrafé;
Importante!
Caso
o requerido se recuse a opor sua ciência nos autos, o Diretor de Secretaria ou
seu substituto, acrescentará na certidão a observação de que a parte requerida
recusou-se a assinar nos autos.
c) certificar a
ocorrência nos autos, discriminando, no ato realizado, as advertências e
indagações constantes do mandado de citação.
Intimação por
Termo nos autos (arts.
238 e 242, §1º, do CPC).
Essa forma de
comunicação dos atos processuais dispensa a participação do oficial de justiça
ou a expedição de documento formal, verificando-se quando se procede a
intimação das partes, ou seus representantes legais ou advogados, na secretaria
ou na própria audiência, tudo mediante termo lançado nos autos.
Rotina:
a) identificar a
parte ou seu advogado mediante documento autêntico;
b) colher sua
assinatura nos autos ou impressão digital, dando-o por intimado;
c) certificar a
ocorrência nos autos, discriminando, no ato realizado, a indicação do lugar,
data e horário, e a qualificação da pessoa intimada, mencionando, quando
possível, o número de sua carteira de identidade e o órgão que a expediu.
Entrega
de documento em mãos:
A
entrega de documento em mãos consiste na efetivação da providência diante do
comparecimento pessoal da parte ou advogado na secretaria judicial, sendo
vedado o deslocamento de qualquer servidor para promover a entrega de documento
ou coisa em local diverso da secretaria judicial.
Rotina:
a)
confeccionar o documento;
b)
colher a assinatura do Juiz ou Diretor de Secretaria;34
c)
cadastrar no sistema LIBRA ou SAPXXI(se for o caso);
d)
gerar etiqueta no sistema LIBRA ou SAPXXI (se for o caso);
e)
juntar uma via do documento nos autos; e
f)
entregar ao interessado, mediante recibo nos autos.
Via postal (Carta)
A carta referida
neste item não se confunde com as cartas (precatória, rogatória e de ordem)
disciplinadas nos artigos 202/212 do CPC.
Rotina (Carta de
Citação ou Intimação):
a) verificar se
houve o pagamento das custas relativas à comunicação do ato, quer seja por meio
de custas iniciais ou por intermediárias, e:
− caso positivo,
confeccionar o documento e subscrevê-lo;
− caso negativo,
mas verificada ser a parte beneficiária de assistência judiciária gratuita ou
de outra hipótese de isenção legal, confeccionar o documento e subscrevê-lo; ou
− caso negativo
e não se enquadrando o caso na hipótese anterior, não produzir o documento e
certificar a ocorrência, submetendo os autos, em seguida, à conclusão para
despacho do juiz.
b) confeccionado
o documento, colher a assinatura do Juiz ou Diretor de Secretaria;
c) cadastrar no
Sistema Libra ou SAPXXI, se for o caso;
d) gerar
etiqueta no Sistema LIBRA ou SAPXXI, se for o caso;
e) elaborar
relatório de documentos expedidos;
f) preencher o
aviso de recebimento;
Os
comprovantes dos avisos de recebimento serão devolvidos pelos Correios ao Setor
de Correspondência ou à Secretaria do Fórum, conforme o caso, e, em seguida,
serão entregues nas respectivas Secretarias Judiciais, mediante protocolo e
deverão ser juntados aos autos no prazo máximo de vinte e quatro horas.
A carta
devolvida com diligência negativa será juntada aos autos do processo, devendo o
Diretor de Secretaria ou o servidor encarregado sob sua responsabilidade,
intimar, por meio de despacho ordinatório, a parte contrária para se manifestar
em cinco dias.
g) extrair cópia
da carta para juntada aos autos;
h) envelopar e
carimbar;
i) encaminhar ao
setor de correspondência ou correios.
As cartas
referentes ao cumprimento de citação e/ou intimação via postal,para a
realização de audiência, deverão ser entregues ao Setor de Correspondência no
prazo mínimo de 20 (vinte) dias anteriores à realização da audiência.
Via Oficial de Justiça
(Ver manual)
Via Edital
Via requisição
por Carta - De Ordem/Rogatória/Precatória (arts. 202/212 do CPC).
Os atos
processuais poderão ser cumpridos por meio de requisição por carta quando hajam
de realizar-se fora dos limites territoriais da comarca (art. 200 do CPC). Ou
seja, o juízo onde tramitam os autos do processo (deprecante) requisita ao
juízo de comarca diversa (deprecado) o cumprimento de determinado ato processual.
Importante! As cartas
referidas neste item não se confundem com a carta mencionada no item 5.2.1
deste Manual, haja vista que aquela se reveste de outras formalidades que não
as relacionadas nos arts. 202/212 do CPC e se prestam para a comunicação dos
atos processuais pela via postal.
Todas as cartas
conterão o prazo assinalado pelo juiz dentro do qual deverão ser cumpridas,
levando-se em consideração a facilidade das comunicações e a natureza da
diligência.
Classificação das Cartas:
a) carta de Ordem;
b) carta Rogatória;
c) carta precatória.
Rotina
(Expedição de Carta):
a)
Deferida a comunicação do ato via carta (precatória ou rogatória), o Diretor de
Secretaria ou o servidor encarregado sob sua responsabilidade deve confeccionar
o documento e subscrevê-lo;
b)
colher a assinatura do Juiz ou Diretor de Secretaria, se for o caso;
É
vedado ao Diretor de Secretaria ou seu substituto subscrever carta precatória
para penhora e avaliação de bens (Provimento nº 006/2006- CJRMB e
006/2009-CJCI).
c)
cadastrar no sistema LIBRA ou SAPXXI;
d)
extrair as cópias obrigatórias e as que o juiz determinar;
e)
elaborar relatório de documentos expedidos;
f)
preencher o aviso de recebimento;
A
carta precatória, remetida pelo correio, será postada mediante registro,lançando-se
certidão nos autos e arquivando-se o comprovante em cartório (Provimento nº
009/2001-CGJ).
g)
envelopar e carimbar;
h)
encaminhar ao setor de correspondência ou correios.
Se a
carta precatória for entregue diretamente à parte interessada, será
lavrada
certidão nos autos, colhendo-se o correspondente recibo.
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Rotina
(Recebimento de Carta para
cumprimento):
a)
protocolizar no setor de Protocolo, se houver, ou perante o servidor designado pelo
Juiz Diretor do Fórum para a função de encarregado pelo protocolo;
- O servidor encarregado
deve conferir, caso a carta tenha sido remetida via correio, se o envelope está
idôneo ou foi violado, certificando, em todo caso, a circunstância.
b)
encaminhar para o setor de Distribuição ou, se não houver, ao servidor designado
pelo Juiz Diretor do Fórum para a função;
c)
realizar os trâmites de distribuição;
d)
depois de distribuída, encaminhar a carta ao juízo competente;
e)
no juízo deprecado, o diretor de secretaria ou o servidor encarregado sob sua responsabilidade
promoverá o registro e a autuação da carta, conferindo se os documentos estão
em ordem e se houve o preparo das custas e despesas processuais, certificando,
em todo caso, a circunstância;
f)
se a carta estiver regularmente instruída e o preparo das custas e despesas devidamente
comprovado, o Diretor de Secretaria ou o servidor encarregado sob sua responsabilidade
remeterá os autos conclusos ao juiz para despacho (nesse caso, passe para a
providência da letra “h”);
g)
se a carta não estiver regularmente instruída e o preparo das custas e despesas
não estiver comprovado nos autos, o Diretor de Secretaria, por ato ordinatório,
independente de despacho, adotará as seguintes providências:
g1) comunicará o fato ao
juízo deprecante, mediante ofício, para as providências de regularização; e
g2) a carta permanecerá na
secretaria pelo prazo de 30 (trinta) dias; e
g3) decorrido o prazo supra,
e havendo ou não cumprimento da diligência pela parte interessada, o Diretor de
Secretaria deve certificar o fato e submeter os autos conclusos ao juiz para
despacho;
h)
deferido o cumprimento da precatória pelo juiz, o Diretor de Secretaria ou o servidor
encarregado sob sua responsabilidade, adotará todas as providências para o
cumprimento do ato deprecado, expedindo o que for necessário e comunicando, de
tudo, o juízo deprecante;
i) o
Diretor de Secretaria ou o servidor encarregado sob sua responsabilidade deverá
comunicar ao juízo deprecante, via ofício, imediatamente, da data da audiência
designada;
j)
na hipótese de adequação do ato deprecado, a comunicação poderá se efetivar por
meio do encaminhamento da cópia da carta, que servirá de mandado;
l)
todos os documentos expedidos devem ter suas cópias juntadas nos autos;
m)
cumpridas as diligências, o resultado deve ser juntado aos autos (aviso de recebimento,
certidão do oficial de justiça ou termo de intimação no balcão da secretaria);
n)
realizado o ato deprecado, os autos da carta serão encaminhados ao juiz para despacho,
caso ainda não haja determinação de devolução ao juízo deprecante;
o)
determinada a devolução da carta, o Diretor de Secretaria ou o servidor encarregado
sob sua responsabilidade deverá promover as anotações no registro dos autos, de
tudo lançando no sistema LIBRA ou SAPXXI e, em seguida, promover a devolução da
carta precatória ao juízo deprecante.
6.
DA CONTAGEM DOS PRAZOS
(Ver manual)
7. DA
TRAMITAÇÃO DO PROCESSO
(Ver manual)
"Não existe forma de determos a marcha do progresso, então unamo-nos à ela, compartilhando conhecimento
com aqueles que nos cercam."
