APO - Adminsitração por Objetivos

Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Idalberto Chiavenato - 7. ed. rev. e atual. - Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

Capítulo 10 : Administração por Objetivos (APO)

(Este material foi produzido por Ana Claudia Custódio, durante seus estudos, e resume, na sua visão, os aspectos mais relevantes do capítulo 10 do livro de TGA - Chiavenato. Peço que, caso você encontre divergências, entre em contato através deste blog)

            A Administração por Objetivos (APO) ou administração por resultados constitui o modelo administrativo identificado com o espírito pragmático e democrático da Teoria Neoclássica. Seu aparecimento ocorreu em 1954, quando Peter F. Drucker publicou um livro sobre a Administração por Objetivos, sendo considerado o pai da APO.

            O enfoque baseado no "processo" e a preocupação maior com as atividades (meios) passaram a ser substituídos por um enfoque nos resultados e objetivos alcançados (fins).

            A APO é um processo pelo qual gerentes e subordinados identificam objetivos comuns, definem as áreas de responsabilidade de cada um em termos de resultados esperados e utilizam esses objetivos como guias para sua atividade. A APO é um método no qual as metas são definidas em conjunto pelo gerente e seus subordinados, as responsabilidades são especificadas para cada um em função dos resultados esperados, que passam a constituir os indicadores ou padrões de desempenho sob os quais ambos serão avaliados.

            Ela serve de base para os novos esquemas de avaliação do desempenho humano, remuneração flexível e, sobretudo, para a compatibilização entre os objetivos organizacionais e os objetivos individuais das pessoas.

A APO apresenta as seguintes características:

1. Estabelecimento conjunto de objetivos entre o gerente e o seu superior.

2. Estabelecimento de objetivos para cada departamento ou posição.

3. Interligação entre os vários objetivos departamentais.

4. Ênfase na mensuração e no controle de resultados.

5. Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos.

6. Participação atuante das gerências e dos subordinados.

7. Apoio intensivo do staff.

Importante!

Nos planos táticos e operacionais da APO existe ênfase na quantificação, na mensuração e no controle. A mensuração e o controle são os elementos que causam as maiores dificuldades de implantação da APO.

Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos

Há um ciclo típico da APO que envolve as seguintes etapas:

a. A partir dos objetivos organizacionais e do Planejamento Estratégico, estabelecem-se os

objetivos departamentais para o primeiro ano, entre o gerente do departamento e seu superIor.

b. O gerente elabora o Plano Tático que permita alcançar os objetivos departamentais fixados.

c. O gerente elabora com seus subordinados os Planos Operacionais necessários à implementação do Plano Tático de seu departamento.

d. Os resultas da execução dos planos são continuamente avaliados e comparados com os objetivos fixados.

e. Em função dos resultados obtidos, procede-se à revisão, ao reajuste dos planos ou às alterações nos. objetivos.estabelecidos.

f. No ciclo seguinte, estabelecem-se os objetivos departamentais para o segundo ano, entre o gerente e seu superior, tomando por base os resultados do primeiro ano. g. Repete-se a seqüência do ciclo anterior.

            A implantação da APO requer o apoio intenso de um staff treinado e preparado. A abordagem do tipo "faça-o você mesmo" não é aconselhável em APO, pois ela exige coordenação e integração de esforços.o que pode ser feito pelo staff.

QUADRO 10.1. As características da APO

• Interação entre Superior-Subordinado.

• Superior e Subordinado negociam entre si e fixam objetivos a alcançar.

• Superior e Subordinado determinam critérios de avaliação do desempenho.

• Ênfase no presente e no futuro.

• Ênfase nos resultados e não nos meios.

• Retroação freqüente e contínua.

• Redeftnição periódica de objetivos.

• Redefinição periódica de critérios de avaliação do desempenho.

• Objetivos relacionados com o trabalho atual e com a carreira futura do subordinado.

• Ênfase na mensuração e no controle.

            "Administração por Objetivos é um modelo de administração por meio do qual as gerências de uma organização estabelecem metas para suas administrações, no início de cada período, de preferência coincidindo com o exercício fiscal da empresa, em consonância com as metas gerais da organização, fixadas pelos acionistas, por meio da diretoria".

Importante!

Um "objetivo é um enunciado escrito sobre resultados a serem alcançados em um período determinado. O objetivo deve ser quantificado. difícil. relevante e compatível.

            Os critérios para escolha dos objetivos são fixados de acordo com a prioridade e a contribuição para o alcance dos resultados-chave da empresa. Eis alguns critérios:

a. Procurar as atividades que têm maior impactovsobre os resultados.

b. O objetivo deve ser específico, mensurável,vclaro e basear-se em dados concretos: o que, quanto, quando.

c. Focalizar objetivos na atividade e não na pessoa.

d. Detalhar cada objetivo em metas subsidiárias.

e. Usar linguagem compreensível para os gerentes.

f  Manter-se dentro dos princípios de administração. Concentrar-se nos alvos vitais do negócio e não se dispersar em atividades secundárias.

g. O objetivo deve indicar os resultados a atingir, mas não deve limitar a liberdade de escolha dos métodos. Indicar o quanto, mas não o como.

h. O objetivo deve ser difícil de .ser atingido, requerendo um esforço especial, mas não a ponto de ser impossível.

i. O objetivo deve representar uma tarefa suficiente para todo o exercício fiscal da empresa.

j. O objetivo deve estar ligado ao plano de lucros da empresa, que deve ser, para alguns autores, o objetivo último.

Os objetivos mais comuns são os seguintes:

a. Posição competitiva no mercado.

b. Inovação e criatividade nos produtos.

c. Produtividade, eficiência e qualidade.

d.Aplicação rentável dos recursos físicos e financeiros.

e. Taxa de dividendos ou índice de retorno do capital investido (lucro).

f. Qualidade da administração e desenvolvimento dos executivos.

g. Responsabilidade pública e social da empresa.

h. Satisfação do cliente.

i. Competitividade no cenário globalizado.

Importante!

Cada área de atividade da empresa apresenta uma forte tendência para maximizar seus objetivos e resultados, de tal maneira que o esforço de uma área anula o de outra, estabelecendo um esforço de subobjetivação. Cada subobjetivo maximizado leva a empresa a se transformar em um sistema centrífugo de esforços: os esforços mais se separam do que se conjugam, tendendo a sair do sistema. Ansoff salienta que o ideal seria o efeito não da soma dos esforços, mas da sua multiplicação: o sinergismo.8 A sinergia significa o efeito multiplicador da combinação dos recursos, pois os recursos utilizados conjugadamente produzem um efeito maior do que a sua soma.

            Os objetivos precisam ser escalonados em uma ordem gradativa de importância, relevância ou de prioridade, em uma hierarquia' de objetivos, em função de sua contribuição à organização como um todo. Cada organização tem a sua hierarquia de objetivos. Os objetivos estratégicos estão acima dos objetivos táticos e estes acima dos objetivos operacionais.

            Os objetivos podem facilitar o alcance de outros provocando o efeito de sinergia, como também podem dificultar e impedir o alcance de outros. Para que a hierarquia de objetivos possa ser equilibrada, são necessários os seguintes cuidados:

a. Os objetivos devem traduzir as aspirações fundamentais da empresa.

b. Devem fazer com que todos os órgãos da empresa contribuam com uma parcela do esforço geral.

c. Devem levar em conta a necessidade de várias alternativas para sua execução, assim como a relativa eficiência e o custo de cada uma delas.

d. Devem ser comunicados a todos os interessados para que cada qual compreenda as metas da respectiva função e suas relações com os objetivos fundamentais da empresa.

e. Devem ser periodicamente reexaminados e reformulados, para serem atualizados de acordo com a mudança das condições do mercado.

Conceitos importantes:

E termo empresariais, pode-se definir a estratégia como "a mobilização de todos os recursos da empresa no âmbito global visando atingir os objetivos no longo prazo. Tática é um esquema específico de emprego de recursos dentro de uma estratégia geral.

Tanta a estratégia empresarial como as táticas dela decorrentes exigem planejamento. O planejamento é a base da APO. Aliás, a APO se fundamenta no planejamento estratégico da empresa e nos planos táticos dos departamentos ou unidades.

Categorias de estratégias segundo Ansoff:

a. máximo rendimento atual;

b.ganhos de capital;

c. liquidez de patrimônio;

d. responsabilidade social;

e. filantropia;

f. atitude para com os riscos.

Ciclo da APO

                A APO envolve um processo cíclico de tal forma que o resultado de um ciclo permite correções e ajustamentos no ciclo seguinte, por meio da retroação proporcionada pela avaliação dos resultados. O ciclo da APO corresponde ao exercício fiscal da empresa (geralmente um ano) para facilidade de execução e de controle.

Desenvolvimento de Executivos

                A APO geralmente está interligada a um Programa de Desenvolvimento de Executivos. As pessoas constituem a base da organização. Elas precisam participar e colaborar na fixação dos objetivos para que possam enfrentá-los com vitalidade, motivação e interesse. 3D As técnicas de APO variam quanto à avaliação do desempenho e quanto às recompensas oferecidas pelo alcance dos objetivos, como: remuneração flexível, participação nos resultados diretos, promoção, maiores responsabilidades etc. Para que a APO esteja estreitamente ligada com a motivação das pessoas é necessário que elas participem em alguma proporção dos benefícios decorrentes dos resultados alcançados. E, para tanto, as pessoas precisam ser devidamente preparadas, treinadas e desenvolvidas em suas habilidades e competências.

Os pecados capitais da APO

Humble assegura dez maneiras para se fracassar com a APO, a saber:

1. Não obter a participação da alta direção e nem de todas as pessoas.

2. Dizer a todos que a APO é uma técnica que resolve todos os problemas.

3. Adotar a APO dentro de um programa acelerado.

4. Fixar somente objetivos financeiros e quantificáveis.

5. Simplificar ao extremo todos os procedimentos.

6. Aplicar a APO apenas em áreas isoladas - e não.globalmente.

7. Delegar todo o projeto da APO ao pessoal de nível inferior.

8. Concentrar em indivíduos e ignorar os problemas de grupo.

9. Inaugurar o sistema e depois deixá-lo andar sozinho, sem incentivá-lo, avaliá-lo ou acompanhá-lo.

10. Ignorar os objetivos pessoais dos gerentes, concentrando-se apenas nos objetivos da companhia.

Benefícios e problemas com a APO

Alguns benefícios	Alguns problemas
Aclaramento dos objetivos	Coerção sobre subordinados
Melhoria do planejamento	Aprovação de objetivos incompatíveis
Padrões claros para controle	Papelório em excesso
Aumento da motivação do pessoal	Focalização sobre resultados mais facilmente mensuráveis do que sobre resultados mais importantes
Avaliação mais objetiva	Perseguição rígida de objetivos que poderiam ser abandonados
Melhoria do moral

Quanto mais compartilhamos conhecimento, mais sábios ficamos. :)

Bons estudos!